Indudablemente debes comprender los datos derivados de los KPI si deseas escalar tu equipo de ventas, aumentar tus ingresos y vencer a la competencia. Los Key Performance Indicators o indicadores claves de gestión guían a los mejores equipos de ventas del mundo. Los datos que se obtienen con los indicadores pueden llegar a ser abrumadores. Tanto por la cantidad como por su significado e, incluso, por su uso.
Por ello, para rastrear y conocer la eficacia de sus equipos de venta necesita las métricas adecuadas. Es importante saber los indicadores de rendimiento que debe rastrear, por qué son importantes y cómo los va a usar. Por ejemplo, lo primero que debe entender para utilizar correctamente los KPI es que existen dos tipos: los Lagging Indicators y los Leading Indicators.
Los Lagging miran hacia el pasado y se enfocan en resultados. El tema es que como miran al pasado ya no hay nada que se pueda hacer para cambiarlos. Para eso existen los Leading Indicators, los cuales miran hacia el futuro y están enfocados en comportamientos.
El comportamiento son aquellas actividades que los vendedores deben hacer día a día para llegar a la meta establecida. Como, por ejemplo, número de llamadas, número de eventos, número de árbitros, número de reuniones, entre otras actividades vinculadas directamente a la venta.
Regla Sandler: No controles tus resultados, controla tus comportamientos.
Los KPI y el analisis de ventas
El análisis de ventas es el proceso de identificar, recopilar y analizar los datos de ventas. Este sirve para modelar y prever tendencias de ventas y oportunidades. En otras palabras, es una bola de cristal para tu equipo de ventas. Su importancia radica en que permite una mejor toma de decisiones posibles tanto a la hora de diseñar el plan estratégico, como al corregir errores.
Los Lagging indictors, como cualquier herramienta de análisis de ventas, serán inútiles si no se complementan con los Leading Indicators. Pues simplemente estarás liderando mirando por el espejo retrovisor. Construir una cultura de medición de resultados, puede ser una tarea compleja. Si realmente quieres construir esta cultura deberás tener presente que enfrentarás resistencia de tu equipo de ventas a la supervisión y al seguimiento. Cuando tu equipo entienda que los KPI no son una soga para su cuello, sino una herramienta para alcanzar sus propias metas de ventas, entenderán su importancia.
Un buen liderazgo pasa por definir correctamente tus Indicadores Principales. Es importante que defina, por ejemplo, el número de sesiones de coaching, de acompañamiento o de supervisión individual, entre otros indicadores de apoyo relevantes. Aportar valor a tu equipo, consolida tu liderazgo frente a ello y permite el cumplimiento de los objetivos trazados.
Los KPI como guia para mejorar las ventas
Como sabrás, un concepto crucial en el proceso de ventas es el embudo o embudo de ventas. Este divide a tus clientes en diferentes secciones a medida que avanzan en el proceso de ventas. Veamos sus partes y quienes las componen:
- • Parte superior (Prospección o Atracción): Entra un poco de todo, tanto sospechosos como prospectos. Lo que los diferencia es que ambos tienen un reto, deseo o problema pero solo los prospectos están comprometidos con resolver sus situaciones. Tanto si es contigo como si es con la competencia.
- • Media del embudo (Calificación): Aquí sólo debe haber prospectos y tu trabajo es calificarlos. Entender cuáles son sus retos, deseos problemas en profundidad, cuál es su presupuesto y si estás hablando con el o los tomadores de decisión. Solo dando estos pasos podrás definir a quién sí ya quién no presentarle una propuesta.
- • Parte inferior (Cierre): tus leads o clientes potenciales más calificados a los que les ha hecho una propuesta.
Para cada etapa del funnel debe tener un KPI determinado que le permitirá ver en tiempo real si su equipo va bien o va mal. Los principales hijo:
- El número de contactos nuevos por estrategia y por comercial.
- El número de reuniones de calificación
- El número de propuestas presentadas
- El número total de cierres
Veamos cada uno con detenimiento.
numero de contactos nuevos
El primer número que debe tener en mente es el porcentaje de cierre de cada una de las personas de su equipo. Para conocer este número se utiliza la siguiente fórmula:
% de cierre = Total de negocios del año anterior / total de nuevos contactos del año anterior.
Con base en el porcentaje de cierre, podrá sacar el número de contactos nuevos que necesita cada persona del equipo de este año y de cada mes.
El número de contactos nuevos = Número de ventas necesarias x % de cierre.
Este es el número más importante para un vendedor profesional.
Número de reuniones de calificación y número de propuestas presentadas
Estos números deben ser muy diferentes. Si al aplicar las fórmulas de cada uno de estos artículos y son parecidos significa que te ha presentado a todo el mundo y no quienes realmente califican para convertirse en cliente.
El número de reuniones de calificación y el número de propuestas presentadas te permiten calcular dos indicadores clave para analizar el comportamiento de tu equipo de ventas. Estos que son el
- Porcentaje de conversión de nuevos contactos a reunión de calificación, y
Cuya fórmula es:
(Número de reuniones de calificación / Números de contactos nuevos) x 100 - Índice de conversión de reuniones de calificación a propuestas presentadas. Cuya fórmula es:
(Número de propuestas presentadas / Número de reuniones de calificación) x 100
Número total de cierres
Este KPI mide el resultado final de la gestión de cada uno de los representantes de ventas. Sin embargo, es el porcentaje de conversión de propuesta presentada frente a negocio cerrado la más importante. Para calcular este indicador puedes utilizar la siguiente fórmula:
(Total cierres / propuestas presentadas) x 100
El resultado de este indicador deberá estar por encima del 80%. Si el resultado está por debajo de este límite, significaría que se califica erróneamente a los candidatos a cliente. Esto es una pérdida innecesaria de tiempo realizando presentaciones a personas que no cumple con los requisitos para ser tu cliente.
Regla Sandler: No todos los prospectos califican para convertirse en cliente.
¿Qué significa esto? Que no se debe presentar a todo el que simplemente diga que tiene una necesidad.
Lo que no se mide no se puede mejorar
Los KPI que hemos visto ofrecen información sobre cómo sus representantes de ventas utilizan su tiempo. En consecuencia, podrá determinar si su proceso de ventas es una máquina bien engrasada o si necesita algunos ajustes. Lo que no se mide no se puede mejorar, y difícilmente podrá ayudar a su equipo a llegar a sus metas y sobre todo a mejorar los resultados que ya están consiguiendo si no están midiendo cada uno de estos indicadores.
Integrar los KPI de ventas a tus proyectos
No existen fórmulas mágicas para alcanzar el éxito en las ventas de tus productos o servicios. Pero los KPI son esos ingredientes maravillosos que permiten construir un camino claro y seguro para alcanzar el éxito de tus proyectos de venta. El análisis de los resultados de tus ventas permite corregir entuertos, mejorar procesos e, indudablemente, impulsar una mejor eficiencia. En consecuencia, podrá elevar la productividad y alcanzar mejores niveles de rentabilidad para su empresa.
Referencias bibliograficas
- Abril, R. (2022). 28 KPI que todo gerente de ventas debe medir en 2022. HubSpot.
- Por cierto. (2022). 5 etapas de un embudo de ventas (más pasos y ejemplos).
- Shonkwiler, J. (2019). Por qué necesita realizar un seguimiento de los KPI de su embudo de ventas. Calibre brillante.